Mẫu ghi chú phỏng vấn tuyển dụng

Khi nào dùng mẫu này

Mẫu này dùng cho vòng phỏng vấn có cấu trúc, nơi nhiều người phỏng vấn cùng đánh giá một ứng viên và cần tổng hợp lại thành một quyết định. Nó hiệu quả nhất khi mọi người phỏng vấn dùng chung một bộ năng lực và một thang điểm.

Với buổi sàng lọc qua điện thoại mười lăm phút, dùng bản rút gọn chỉ gồm phần thông tin cơ bản, hai năng lực chính và kết luận đi tiếp hay dừng. Điền cả mẫu đầy đủ cho vòng sàng lọc là tốn công không cần thiết.

Mẫu này không phải mẫu đánh giá hiệu suất nhân viên đang làm việc, cũng không thay thế cho hồ sơ tuyển dụng chính thức của bộ phận nhân sự. Nó là công cụ của người phỏng vấn.

Cấu trúc mẫu ghi chú phỏng vấn

Chín mục dưới đây tách bạch phần quan sát và phần kết luận. Sự tách bạch này là điểm quan trọng nhất của cả mẫu.

Ví dụ điền sẵn

Ví dụ ghi chú vòng phỏng vấn kỹ thuật cho vị trí kỹ sư phần mềm. Nội dung là minh hoạ.

Ghi bằng chứng, không ghi kết luận

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất và cũng bị vi phạm nhiều nhất. Ghi chú kiểu ứng viên thông minh, nhiệt tình, hơi thiếu kinh nghiệm không cho người đọc thứ ba bất cứ thứ gì để đối chiếu. Khi hai người phỏng vấn có kết luận trái nhau, không có cách nào tìm ra nguồn gốc khác biệt.

Cách sửa là ghi điều ứng viên đã nói và làm, càng gần nguyên văn càng tốt, rồi mới rút ra đánh giá ở mục riêng. Khi đó nếu hai người phỏng vấn bất đồng, họ có thể so bằng chứng và thường phát hiện rằng mình đã hỏi hai câu hỏi rất khác nhau.

Một cách kiểm tra nhanh: đọc lại ghi chú và gạch bỏ mọi tính từ. Nếu sau khi gạch không còn lại gì, ghi chú đó chưa có nội dung.

Định nghĩa thang điểm trước khi gặp ứng viên đầu tiên

Thang bốn mức hoạt động tốt hơn thang năm mức vì nó không có mức giữa để trốn. Người phỏng vấn buộc phải nghiêng về một phía, và đó chính là thông tin cần thu thập.

Bốn mức nên được định nghĩa bằng hành vi chứ không bằng tính từ. Ví dụ với năng lực thiết kế hệ thống: mức 1 là không đưa ra được phương án hoàn chỉnh, mức 2 là đưa ra phương án nhưng không nhận ra điểm yếu, mức 3 là đưa ra phương án và tự nêu được điểm sẽ vỡ khi mở rộng, mức 4 là mức 3 cộng với đề xuất cách đo để biết khi nào cần đổi.

Định nghĩa này phải được viết ra và chia cho mọi người phỏng vấn trước vòng đầu tiên. Thang điểm không có định nghĩa chung chỉ là cách mã hoá cảm tính thành con số, và con số đó tạo cảm giác khách quan giả tạo.

Chấm điểm ngay sau buổi, trước khi trao đổi với người khác

Ghi chú và điểm số nên hoàn thành trong vòng ba mươi phút sau buổi phỏng vấn, và quan trọng hơn, trước khi nghe ý kiến của người phỏng vấn khác. Một câu nhận xét nghe được ở hành lang đủ để thay đổi cách bạn nhớ lại buổi phỏng vấn.

Đây không phải chuyện thiếu bản lĩnh mà là cách trí nhớ hoạt động. Khi biết người khác đánh giá cao, bạn sẽ nhớ rõ hơn các chi tiết tích cực và mờ đi các chi tiết tiêu cực, hoàn toàn không chủ ý.

Trong buổi họp tổng hợp, nên để người ít thâm niên nhất nói trước. Nếu người có tiếng nói nặng nhất phát biểu đầu tiên, phần còn lại của cuộc họp thường chỉ là xác nhận lại ý kiến đó.

Viết phần cần làm rõ ở vòng sau

Mục này là thứ biến chuỗi phỏng vấn thành một quá trình có tích luỹ. Không có nó, mỗi vòng bắt đầu lại từ đầu và ứng viên bị hỏi ba lần cùng một câu, còn những nghi vấn thật thì không ai đào sâu.

Viết cụ thể tới mức người phỏng vấn vòng sau dùng được ngay. Thay vì ghi cần kiểm tra thêm về kinh nghiệm vận hành, hãy ghi hỏi về một sự cố thực tế đã xử lý, vai trò cụ thể trong đó và điều gì đã thay đổi sau sự cố.

Mục này cũng có ích khi ứng viên bị từ chối. Ghi chú rõ ràng cho phép trả lời ứng viên bằng lý do cụ thể thay vì câu chung chung, và giúp chính bạn khi ứng viên đó ứng tuyển lại sau một năm.

Năm lỗi phổ biến khi ghi chú phỏng vấn

FAQ

Mẫu biên bản khác