Mẫu biên bản họp kickoff dự án

Khi nào dùng mẫu này

Mẫu này dùng cho buổi khởi động một dự án mới có thời hạn xác định, nhiều người tham gia và có kết quả bàn giao cụ thể. Nó phù hợp cả với dự án nội bộ lẫn dự án làm cho khách hàng bên ngoài.

Với cuộc họp định kỳ trong lúc dự án đang chạy, mẫu biên bản họp giao ban tuần phù hợp hơn. Với buổi gặp khách hàng trước khi ký hợp đồng, mẫu biên bản họp khách hàng có phần tách bạch điều đã chốt và chưa chốt mà mẫu kickoff không tập trung vào.

Nếu dự án nhỏ, chỉ hai ba người và dưới một tháng, vẫn nên làm kickoff nhưng có thể bỏ bớt phần rủi ro và phần các bên liên quan. Đừng bỏ phần phân vai, vì đó là phần có giá trị nhất kể cả với dự án nhỏ.

Cấu trúc mẫu biên bản họp kickoff

Mười một mục dưới đây bao phủ những gì cần chốt ở buổi khởi động. Thứ tự đi từ vì sao làm tới ai làm gì, đúng trình tự cần thiết để mọi người hiểu bối cảnh trước khi nhận việc.

Ví dụ điền sẵn

Ví dụ buổi kickoff một dự án nội bộ thay hệ thống chấm công. Tên và số liệu là minh hoạ.

Viết mục ngoài phạm vi trước khi viết mục phạm vi

Đây là mẹo đơn giản nhưng đổi hẳn chất lượng buổi kickoff. Khi được hỏi dự án sẽ làm gì, mọi người trả lời trôi chảy và đồng thuận giả tạo. Khi được hỏi dự án sẽ không làm gì, tranh luận thật mới bắt đầu.

Những bất đồng lộ ra ở mục ngoài phạm vi luôn là bất đồng có thật, chỉ là chúng đang bị che dưới ngôn từ chung chung. Phát hiện chúng ở buổi kickoff tốn ba mươi phút. Phát hiện chúng ở tháng thứ ba tốn hàng tuần làm lại.

Một cách hỏi hiệu quả là nêu ra vài thứ nghe có vẻ hợp lý nhưng bạn tin là ngoài phạm vi, rồi xem phản ứng. Nếu có người ngạc nhiên, bạn vừa tìm ra một hiểu nhầm đáng giá.

Phân vai bằng tên người, không bằng tên phòng ban

Ghi bộ phận kỹ thuật phụ trách phần tích hợp nghe rất hợp lý trong biên bản, nhưng nó không chỉ định ai. Khi cần một quyết định gấp vào tuần thứ tư, không ai biết phải hỏi ai và việc trôi thêm vài ngày.

Mỗi mảng việc cần một cái tên. Nếu mảng đó do nhiều người làm, vẫn cần một người chịu trách nhiệm trả lời về nó. Đây là điểm khác nhau giữa người làm việc và người chịu trách nhiệm, và biên bản kickoff nên ghi người thứ hai.

Cũng cần ghi rõ ai là người ra quyết định cuối khi có bất đồng. Dự án không có người này sẽ dừng lại ở mọi ngã ba, và điều đó luôn xảy ra vào lúc bất tiện nhất.

Rủi ro phải có cách ứng phó mới là rủi ro

Danh sách rủi ro trong nhiều biên bản kickoff thực chất là danh sách lo lắng. Nó liệt kê những điều có thể sai nhưng không nói ai sẽ làm gì nếu điều đó xảy ra, nên không thay đổi hành vi của bất cứ ai.

Mỗi rủi ro cần ba thông tin: khả năng xảy ra, mức ảnh hưởng nếu xảy ra, và hành động cụ thể để giảm một trong hai. Hành động ấy nên có tên người và thời điểm, giống hệt một việc cần làm bình thường.

Chỉ nên đưa vào biên bản từ ba tới năm rủi ro lớn nhất. Một danh sách hai mươi rủi ro không được ai đọc lại, và việc phân loại chúng tốn thời gian hơn giá trị nó mang lại ở giai đoạn khởi động.

Kết thúc kickoff bằng việc cụ thể, không bằng tinh thần hăng hái

Buổi kickoff thường kết thúc với cảm giác phấn khởi và một lời hẹn chung chung là mọi người bắt tay vào làm. Tuần sau, khi mọi người quay lại với công việc thường ngày, dự án không nhúc nhích.

Cách chặn là buộc buổi họp phải sinh ra ít nhất ba việc có tên người và hạn trong vòng một tuần. Việc nhỏ cũng được, quan trọng là có mốc kiểm chứng sớm để biết dự án đã thực sự khởi động hay chưa.

Gửi biên bản trong ngày, và trong thư nhắc thẳng tên những người có việc trong tuần đầu. Biên bản kickoff gửi sau ba ngày thường rơi vào lúc đà khởi động đã nguội.

Năm lỗi khiến dự án bắt đầu sai hướng

FAQ

Mẫu biên bản khác