Mẫu biên bản cuộc họp
Bộ mẫu biên bản cuộc họp dùng được ngay cho các loại họp phổ biến nhất: giao ban tuần, daily standup, họp với khách hàng, kickoff dự án, họp 1-1 và phỏng vấn tuyển dụng. Mỗi mẫu có cấu trúc đầy đủ, hướng dẫn điền từng mục, một ví dụ điền sẵn và file Word tải miễn phí.
Biên bản tốt không phải là biên bản dài. Nó là bản ghi trả lời được ba câu hỏi: đã chốt điều gì, ai làm việc gì, và cái gì đang bị chặn. Mọi mẫu ở đây đều xoay quanh ba câu hỏi đó.
Chọn mẫu theo loại cuộc họp
Mẫu biên bản họp giao ban tuần đầy đủ mục, kèm ví dụ điền sẵn và file Word tải miễn phí. Hướng dẫn ghi biên bản họp giao ban nhanh và đúng thể thức.
Mẫu ghi chú daily standup 15 phút: ba câu hỏi chuẩn, cách ghi vướng mắc và ví dụ điền sẵn cho nhóm phát triển sản phẩm.
Mẫu biên bản họp với khách hàng gồm yêu cầu, cam kết, phạm vi và bước tiếp theo, kèm ví dụ điền sẵn và file tải về.
Mẫu biên bản họp kickoff dự án: mục tiêu, phạm vi, phân vai, rủi ro và mốc thời gian, kèm ví dụ điền sẵn.
Mẫu ghi chú họp 1-1 giữa quản lý và nhân viên: câu hỏi gợi ý, cách theo dõi cam kết và ví dụ điền sẵn.
Mẫu ghi chú phỏng vấn tuyển dụng kèm thang điểm đánh giá ứng viên, câu hỏi theo năng lực và ví dụ điền sẵn.
Ba nguyên tắc chung cho mọi biên bản
Người đọc lại sau vài tháng cần biết ngay câu nào là điều cả nhóm đã chốt và câu nào chỉ là ý kiến của một người. Trộn hai thứ này là lỗi làm hỏng biên bản nhanh nhất.
Việc có hai người phụ trách là việc không có ai phụ trách. Kể cả khi nhiều người cùng làm, vẫn cần một người chịu trách nhiệm báo cáo kết quả.
Biên bản gửi sau ba ngày gần như mất hết tác dụng điều phối, vì lúc đó mỗi người đã tự nhớ theo cách của mình và các cách nhớ đó đã lệch nhau.
FAQ
Biên bản cuộc họp gồm những mục bắt buộc nào?
Tối thiểu cần: tên và thời gian cuộc họp, danh sách người tham dự và người vắng, các quyết định đã chốt, và bảng việc cần làm kèm người phụ trách và hạn hoàn thành. Các mục còn lại thay đổi theo loại cuộc họp.
Biên bản cuộc họp có cần chữ ký không?
Biên bản nội bộ thường không cần. Chữ ký chỉ cần khi biên bản có giá trị pháp lý hoặc tài chính, ví dụ biên bản họp hội đồng quản trị hoặc biên bản nghiệm thu với đối tác bên ngoài.
Nên ghi biên bản trong lúc họp hay ghi âm rồi làm sau?
Ghi trong lúc họp thì không quên chi tiết nhưng mất một người khỏi cuộc thảo luận. Ghi âm rồi dựng biên bản sau giữ được toàn bộ nhân sự trong cuộc trao đổi, với điều kiện có công cụ chuyển giọng nói thành văn bản và tóm tắt, nếu không thì nghe lại còn tốn thời gian hơn.
Các mẫu này có tải về được không?
Có. Mỗi trang mẫu có nút tải file .docx, mở được bằng Word, Google Docs và LibreOffice. Không cần đăng ký tài khoản để tải.
Để Meco điền mẫu từ bản ghi âm
Meco nhận file ghi âm hoặc ghi trực tiếp cuộc họp rồi tự dựng biên bản: tóm tắt, quyết định đã chốt và bảng việc cần làm kèm người phụ trách. Ghi được cả họp trực tiếp và cuộc gọi điện thoại, những tình huống bot của các nền tảng hội họp không vào được.
Dùng thử miễn phí